Getting asked to write a letter of recommendation is a compliment. It also comes with real responsibility. Someone trusts that you'll capture their strengths in a way that helps them land a job, win a scholarship, or get into a graduate program.
A poorly written letter can hurt their chances. A strong one? It opens doors.
If English isn't your first language, writing a formal recommendation letter can feel intimidating. You worry about tone, structure, and whether your phrasing sounds natural. The good news is that these letters follow a predictable pattern. Once you know the skeleton, filling in the details gets much easier.
Let me walk you through the structure, share the phrases that actually work, and give you two templates you can adapt right away.
Warum Struktur wichtig ist
Empfehlungsschreiben werden von vielbeschäftigten Menschen gelesen. Personalverantwortliche und Zulassungsbeamte scannen sie schnell. Wenn dein Schreiben umherschweift oder keine klare Organisation hat, verpasst der Leser die wichtigsten Punkte – schlimmer noch: er hört auf zu lesen.
Ein gut strukturiertes Schreiben führt den Leser durch drei wesentliche Elemente:
- Deine Beziehung zum Kandidaten
- Seine konkreten Stärken und Erfolge
- Eine eindeutige Empfehlung für die Position oder das Programm
Halte dich an diese Formel, und du schreibst etwas, das Wirkung zeigt.
Die wichtigsten Bestandteile eines formellen Empfehlungsschreibens
Hier ist das Standardlayout. Befolge es genau.
1. Kopfzeile und Anrede
Verwende den Namen des Empfängers, wenn du ihn kennst. Andernfalls eine allgemeine, formelle Begrüßung.
Dear Mr. Chen, Dear Dr. Patel, Dear Admissions Committee, To Whom It May Concern,
2. Eröffnender Absatz – Wer du bist und wie du sie kennst
Gib deine Position an, deine Verbindung zum Kandidaten und wie lange ihr euch kennt. Sei konkret in Bezug auf den Kontext.
I am writing to recommend Sarah Mitchell for the Senior Data Analyst position at your company. I served as Sarah's direct supervisor at TechCorp for three years, from 2020 to 2023, and oversaw her work on several high‑stakes projects.
3. Hauptabschnitte – Qualifikationen und Erfolge
Hier beweist du deine Behauptung. Sag nicht einfach „sie sind großartig“. Gib konkrete Beispiele.
Beschreibe ein oder zwei spezifische Leistungen. Nutze Zahlen und Resultate, wenn möglich.
During her time at TechCorp, Sarah led a team that redesigned our customer reporting system. The project reduced reporting errors by 38 % and saved the department roughly 200 hours of manual work each month. She did this while training three junior analysts—showing both technical skill and leadership ability.
4. Schlussteil – Starke Empfehlung
Stärke deine Empfehlung. Sage klar, dass du glaubst, der Kandidat sei die richtige Wahl.
I recommend Sarah without reservation. She is one of the most capable analysts I have worked with, and I am confident she will bring the same level of dedication and insight to your organization.
5. Abschluss und Signatur
Schließe formell ab. Füge deinen vollständigen Namen, Titel und Kontaktdaten hinzu.
Sincerely,
James Rodriguez Senior Manager, Data Analytics TechCorp j.rodriguez@email.com
Hier ein einfaches visuelles Schema für den Ablauf:
Nützliche Formulierungen für jede Sektion
Hier eine Sammlung natürlicher Phrasen, die in englischen Empfehlungsschreiben gut funktionieren. Kombiniere sie je nach Situation.
| Abschnitt | Formulierungen |
|---|---|
| Eröffnung | "I am pleased to recommend..." / "I have had the pleasure of knowing..." / "I write today to give my strongest recommendation for..." |
| Fähigkeiten beschreiben | "She consistently demonstrated..." / "He has a remarkable ability to..." / "One of her greatest strengths is..." |
| Beispiele geben | "For instance, when..." / "A specific example of this was..." / "I recall a project where..." |
| Empfehlung aussprechen | "I recommend him without hesitation." / "She would be a tremendous asset to..." / "I am confident that he will excel in..." |
Vorlage 1: Professionell (Jobempfehlung)
Verwende diese, wenn du jemanden für einen Job oder eine Beförderung empfiehlst.
Dear [Recipient Name],
It is my pleasure to recommend [Candidate Name] for the [Position Title] role at [Company Name]. I worked closely with [Candidate Name] as their [Your Title] at [Previous Company] for [X] years.
During that time, [Candidate Name] consistently exceeded expectations. For example, when we faced [specific challenge], [Candidate Name] took the lead on [specific action]. As a result, [positive outcome with numbers if possible].
Beyond technical skills, [Candidate Name] is a strong communicator and a natural collaborator. They earned the respect of colleagues across departments.
I recommend [Candidate Name] without reservation. Please feel free to contact me if you need any further information.
Sincerely, [Your Name] [Your Title] [Your Email]
Vorlage 2: Akademisch (Universität oder Stipendium)
Verwende diese für Studierende, die sich für Programme oder Stipendien bewerben.
Dear Admissions Committee,
I am writing to recommend [Student Name] for admission to your [Program Name] program. I taught [Student Name] in [Course Name] during the [Semester/Year] semester, and they were one of the strongest students in a class of [Number].
What stood out to me was [Student Name]'s intellectual curiosity. In class discussions, they asked thoughtful questions that showed deep engagement with the material. Their final paper on [Topic] was particularly impressive because [specific reason].
I also appreciate [Student Name]'s work ethic. They never missed a deadline and often submitted work that exceeded the assignment requirements.
I am confident that [Student Name] will thrive in your program. My recommendation is wholehearted.
Sincerely, [Your Name] [Your Title] [University Name] [Your Email]
Letzte Tipps vor dem Versand
Passe jedes Schreiben an. Generische Briefe sind leicht erkennbar und schaden dem Kandidaten. Schon kleine Anpassungen – z. B. die spezifische Firma oder Universität erwähnen – machen einen großen Unterschied.
Halte es auf einer Seite. Zwei Seiten maximal, wenn der Kandidat umfangreiche Erfahrung hat. Längere Schreiben verlieren an Wirkung.
Sei ehrlich. Wenn du nur eine mäßige Empfehlung geben kannst, ist es besser, höflich abzulehnen als ein lauwarmes Schreiben zu verfassen. Kandidaten verdienen jemanden, der an sie glaubt.
Überprüfe deine Grammatik. Kleine Fehler in einem formellen Brief können deine Glaubwürdigkeit untergraben. Wenn du dir bei deinem Englisch unsicher bist, nimm dir ein paar zusätzliche Minuten Zeit zum Durchlesen.
Ein Empfehlungsschreiben auf Englisch zu verfassen muss nicht stressig sein. Halte dich an die Struktur, nutze konkrete Beispiele und schließe mit einer starken Empfehlung ab. Dein Kandidat wird es dir danken – und auch der Leser.
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