Projektcharter auf Englisch schreiben – Der ultimative Leitfaden für Projektmanager

Dein erstes echtes Testprojekt als ESL-Projektmanager

Du hast gerade ein neues Projekt übernommen. Die Stakeholder wollen ein Dokument, das alles definiert, bevor die Arbeit beginnt – und zwar auf Englisch. Das ist der Projektauftrag – und für Nicht-Muttersprachler kann das Schreiben einer solchen Datei wie eine Prüfung mit hohen Einsätzen wirken.

Die Wahrheit: Ein Projektauftrag ist kein literarisches Meisterwerk. Er ist ein Geschäfts‑Tool. Er muss klar, direkt und strukturiert sein. Ich zeige dir genau, wie du einen Auftrag schreibst, den dein Team und die Stakeholder tatsächlich lesen werden.

Was ist eigentlich ein Projektauftrag?

Stell ihn dir als Geburtsurkunde des Projekts vor. Er autorisiert das Projekt offiziell zu existieren und gibt dem Projektmanager die Befugnis, Ressourcen einzusetzen.

Ein guter Auftrag beantwortet fünf Fragen:

• Was machen wir?
• Warum tun wir es?
• Wer ist beteiligt?
• Welches Budget und welche Zeitrahmen haben wir?
• Was könnte schiefgehen?

Die fünf Abschnitte, die du unbedingt brauchst

1. Projekttitel und Beschreibung

Beginne einfach. Gib dem Projekt einen Namen, den jeder versteht. Dann schreibe einen Absatz, der beschreibt, was das Projekt liefert.

Beispiel:

Projektnamen: Customer Portal Redesign
Beschreibung: Dieses Projekt wird das Kunden‑Self‑Service‑Portal neu gestalten, um Support-Tickets um 30 % zu reduzieren. Das neue Portal enthält eine Wissensdatenbank, Live‑Chat‑Integration und Funktionen zur Kontoverwaltung.

Achte auf die Sprache: aktive Stimme, konkrete Zahlen, klarer Umfang. Keine vagen Versprechen.

2. Business Case und Ziele

Warum ist dieses Projekt wichtig? Verknüpfe es mit den Geschäftszielen. Verwende messbare Formulierungen.

Beispiel:

Das aktuelle Portal erhält monatlich 12 000 Support‑Tickets. Durch die Automatisierung von Passwort‑Zurücksetzungen und die Einführung einer FAQ-Suche erwarten wir, die Tickets innerhalb von sechs Monaten nach dem Launch um 30 % zu senken.

Verwende Verben, die Wirkung zeigen: reduzieren, erhöhen, einführen, verbessern. Verzichte auf denken oder glauben.

3. Umfang und Liefergegenstände

Hier machen sich viele Projektaufträge in Englisch falsch. Sei brutal präzise darüber, was IN und was OUT ist.

In Scope	Out of Scope
Neue Wissensdatenbank mit Suchfunktion	Mobile App Redesign
Live‑Chat‑Integration	Telefonanlagen‑Upgrade
Kontoverwaltung (Passwort‑Zurücksetzung, Profilbearbeitung)	Änderungen am Zahlungs­gateway

Halte die Sprache parallel. Wenn du mit Substantiven beginnst, bleib dabei. Wenn du -ing Verben nutzt, sei konsequent.

4. Schlüssel‑Stakeholder und Rollen

Liste Namen und Titel auf. Verwende einfache Rollentitel:

• Projekt-Sponsor: Linda Chen, VP Customer Experience
• Projektmanager: Du
• Tech Lead: Marco Silva, Senior Developer
• Business Analyst: Sarah Kim

Keine ausschweifenden Jobbeschreibungen. Nur wer was macht.

5. Hochrangige Risiken und Einschränkungen

Nenne drei bis fünf reale Risiken. Sei ehrlich. Verwende die Struktur wenn…dann.

Risiko: Drittanbieter‑API ist am 1. März nicht einsatzbereit.
Auswirkung: Projekt verzögert sich um 4 Wochen.
Abschwächung: Backup‑Anbieter bis zum 15. Februar identifizieren.

Das zeigt, dass du vorausdenkst – genau das wollen Stakeholder sehen.

Der Kern deines Auftrags lässt sich in diese Bausteine zusammenfassen:

Ein schnelles Template, das du heute nutzen kannst

Hier ein Ausfüll‑Template. Kopiere es, passe es an und schicke es ab.

Projektauftrag – [Projektnamen]

1. Projektbeschreibung
Dieses Projekt wird [Hauptlieferung] bis [Datum] liefern.

2. Business Case
Derzeit besteht das Problem: [Problem]. Mit diesem Projekt wird [Lösung] umgesetzt, um [messbares Ergebnis] zu erreichen.

3. Erfolgskriterien

• [Kriterium 1, z.B. „System‑Uptime ≥ 99,9 %“]
• [Kriterium 2, z.B. „Nutzerzufriedenheit ≥ 4,0/5,0“]

4. Budget
$[Betrag] genehmigt für [Umfang].

5. Zeitplan
Start: [Datum] | Ende: [Datum]

6. Schlüsselrisiken

1. [Risiko] → [Abschwächung]
2. [Risiko] → [Abschwächung]

Drei Sprach‑Tipps, die dich professionell klingen lassen

1. Verwende aktive Stimme. „Das Team liefert den Bericht bis Freitag“ klingt viel sicherer als „Der Bericht wird bis Freitag geliefert“.
2. Halte Sätze kurz. 15–20 Wörter pro Satz sind ideal. Lange Sätze verwirren Leser, deren Muttersprache nicht Englisch ist – auch wenn du selbst in einer Zweitsprache liest.
3. Vermeide Idiome. Schreibe nicht „Wir starten mit voller Kraft“, sondern „Das Team beginnt sofort mit der Arbeit“. Klarer Englisch wirkt professionell.

Das Schreiben eines Auftrags wird einfacher

Der erste Auftrag braucht ein paar Stunden, der fünfte nur 45 Minuten. Dein Wortschatz wächst, deine Satzstrukturen werden präziser und du zweifelst nicht mehr an jeder Präposition.

Aber hier kommt’s: dein Auftrag ist so stark wie deine Englisch‑Grundlage. Wenn du unsicher bist bei Verbformen, Präpositionen oder der Formulierung von Risikobeschreibungen – du bist nicht allein. Viele Projektmanager fühlen sich genauso.

Willst du genau wissen, wo dein Englisch steht? Mach den kostenlosen English Measure Test. Er deckt Lesen, Hören, Schreiben und Sprechen ab – damit du weißt, welche Bereiche du vor dem nächsten großen Dokument verbessern kannst.

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