Ich erinnere mich noch gut an meinen ersten Job als Eventplaner in London. Ich wusste, wie man eine Konferenz organisiert – aber den Plan auf Englisch zu erklären? Das war ein anderes Thema. Immer wieder verwechselte ich „venue“ mit „vendor“, und einmal sagte ich einem Kunden, wir würden „seafood“ statt „seating“ für 200 Gäste haben. Er war verwirrt. Ich war total peinlich berührt.
Wenn du als Eventplaner Englisch lernst, brauchst du dir keine Sorgen zu machen. Das Vokabular ist nicht so schwierig, wenn man es in Phasen aufteilt. Lass mich dir die wichtigsten Begriffe und Phrasen vorstellen.
Vor dem Event: Planung und Koordination
Hier passiert der Großteil der Arbeit. Du schreibst E-Mails an Kunden, verhandelst mit Lieferanten und finalisierst Details. Lerne diese Wörter gut kennen.
Venue – der Ort, an dem das Event stattfindet.
„Wir brauchen einen Veranstaltungsort, der mindestens 300 Personen fassen kann.“
Vendor – ein Unternehmen oder eine Person, die Dienstleistungen anbietet (Catering, Dekoration, AV).
„Ich treffe mich mit dem Vendor, um das Menü zu bestätigen.“
Logistics – die Organisation hinter den Kulissen.
„Die Logistik umfasst Transport, Aufbauzeit und Auslieferung der Geräte.“
Headcount – die Anzahl der Teilnehmer.
„Kannst du mir bis Freitag die endgültige Zahl nennen?“
Agenda – der Zeitplan dessen, was beim Event passiert.
„Sende die Agenda allen Referenten zwei Wochen vorher.“
Deposit vs. Final Payment – eine Anzahlung wird im Voraus geleistet; die Endrechnung folgt nach dem Event.
„Wir verlangen eine 30 %ige Anzahlung, um den Termin zu sichern.“
Rundown – ein detaillierter Zeitplan des Events.
„Der Rundown enthält jeden Sprecherzeitraum und die Pausen.“
Häufige Phrasen, die du benutzen wirst
„Let’s touch base next week to review progress.“ — bedeutet: Lass uns nächste Woche treffen oder sprechen.
„I need a confirmed headcount by Tuesday.“ — sei direkt mit Fristen.
„We’re finalizing the logistics now.“ — wir beenden gerade die Planung.
Während des Events: Kommunikation vor Ort
Hier geht es schnell zu. Du brauchst kurze, klare Sätze auf Englisch.
Load‑in – die Zeit, in der Geräte und Materialien ankommen.
„Der Load‑in beginnt um 7 Uhr morgens. Vendoren können durch die Hintertür einsteigen.“
Registration / Check‑in – wo Gäste sich anmelden.
„Die Registrierung öffnet um 8:30 Uhr. Stelle drei Mitarbeiter am Tisch bereit.“
AV check – Test von Mikrofonen, Projektoren und Ton.
„Wir brauchen einen AV‑Check vor der Ankunft der Gäste.“
Green room – ein Wartebereich für Referenten oder VIPs.
„Bringe den Keynote‑Speaker in den Green Room.“
FOH (Front of House) – das Gebiet, das die Gäste sehen.
„Halte FOH jederzeit sauber.“
Back of house – ausschließliches Arbeitsgebiet für das Personal.
„Back of house ist nur für Vendoren und Crew gedacht.“
Run of show – ein anderes Wort für den Zeitplan, oft live verwendet.
„Bleib beim Run of Show. Keine Verspätungen.“
Schnelle Phrasen vor Ort
„We’re on schedule.“ / „We’re running behind by 10 minutes.“
„Could you move to the next room, please?“
„Please take your seats. The presentation starts in five minutes.“
Nach dem Event: Follow‑Up und Abschluss
Das Event ist erst vorbei, wenn die Rechnungen bezahlt sind und Feedback gesammelt wurde.
Debrief – ein Treffen, um zu besprechen, was gut lief und was nicht.
„Lass uns einen Debrief für Montagmorgen planen.“
Post‑event survey – Feedback-Formular, das an Teilnehmer verschickt wird.
„Sende die Umfrage innerhalb von 24 Stunden.“
Final invoice – die letzte Rechnung.
„Ich schicke dir morgen die finale Rechnung per E‑Mail.“
Reconciliation – Überprüfung der Ausgaben im Vergleich zum Budget.
„Die Abstimmung dauert etwa zwei Tage.“
Formal vs. Casual: Wähle deinen Ton
Je nach Kunde musst du zwischen formellem und informellem Englisch wechseln. Hier ein kurzer Überblick.
Formell vs. Informell für Eventplaner
| Situation | Formal | Casual |
|---|---|---|
| Information anfordern | „I would appreciate it if you could provide the final headcount.“ | „Can you send me the final numbers?“ |
| Verspätung ankündigen | „We regret to inform you that the start time has been delayed.“ | „Running a bit late. Start pushed to 10.“ |
| Zahlung anfordern | „Please remit the outstanding balance at your earliest convenience.“ | „Just a reminder about the payment.“ |
| Anweisungen geben | „We kindly request that you proceed to the main hall.“ | „Head to the main hall, please.“ |
| Nachfassen | „I am following up on our previous correspondence regarding the invoice.“ | „Checking in on that invoice.“ |
Tipp: Deine erste E‑Mail an einen neuen Kunden sollte formell sein. Sobald du Vertrauen aufgebaut hast, kannst du lockerer werden. Bei Veranstaltungsorten und Lieferanten bleib aber professionell, bis du sie gut kennst.
Mini‑Aufgabe zum Üben
Lies dieses kurze Szenario und versuche die Lücken mit dem Vokabular aus diesem Artikel zu füllen.
„We’re planning a product launch for 150 people. The ______ is the Grand Hotel. For ______, we need to arrange transportation from the airport. I’ll send the ______ to speakers by Friday. On the day, ______ starts at 8:30. After the event, we’ll have a ______ on Monday.“
Antworten: venue, logistics, agenda, registration, debrief.
Hast du sie gefunden? Wenn nicht, geh zurück und wiederhole. Wiederholung ist der Schlüssel zum Behalten von Vokabeln.
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