I Londra’da ilk etkinlik planlama işimi hatırlıyorum. Konferansı nasıl organize edeceğimi biliyordum—ama planı İngilizce anlatmak? O, farklı bir hikayeydi. “Venue” ve “vendor” kelimelerini karıştırıyor, bir kez de 200 konuk için “seafood” yerine “seating” demiştim. Müşteri kafası karıştı. Ben de utandım.
Eğer siz de İngilizce öğrenen bir etkinlik planlayıcısıysanız endişelenmeyin. Kelimeleri aşamalara bölerseniz, sözlük çok zor gelmez. En faydalı terimleri ve ifadeleri sizinle paylaşayım.
Etkinlik Öncesi: Planlama ve Koordinasyon
İşte çoğu iş burada başlar. Müşterilere e-posta gönderecek, tedarikçilerle pazarlık yapacak ve detayları netleştireceksiniz. Bu kelimeleri doğru kullanın.
Venue – etkinliğin gerçekleşeceği yer. “En az 300 kişiyi rahatça alabilecek bir venue’a ihtiyacımız var.”
Vendor – hizmet (katering, dekorasyon, AV) sağlayan şirket veya kişi. “Menüyü onaylamak için vendor ile buluşuyorum.”
Logistics – perde arkasındaki organizasyon. “Logistics; ulaşım, kurulum süresi ve ekipman teslimi gibi konuları kapsar.”
Headcount – katılımcı sayısı. “Son headcount’ı Cuma gününe kadar teyit edebilir misiniz?”
Agenda – etkinlikte ne zaman ne olacağını gösteren program. “Tüm konuşmacılara iki hafta önce agenda’yı gönderin.”
Deposit vs. Final Payment – depozito önceden ödenir; son ödeme ise etkinlik sonrası yapılır. “Tarihi garanti altına almak için %30’luk bir depozito istiyoruz.”
Rundown – etkinliğin ayrıntılı zaman çizelgesi. “Rundown, her konuşmacının zaman dilimini ve ara süreleri içerir.”
Sık Kullanılan İfadeler
“Let’s touch base next week to review progress.” — bir toplantı veya görüşme önerisi.
“I need a confirmed headcount by Tuesday.” — son tarih konusunda net olun.
“We’re finalizing the logistics now.” — planlamayı bitiriyoruz.
Etkinlik Sırasında: Yerinde İletişim
Burada işler hızlı akar. Kısa, net İngilizceye ihtiyaç duyarsınız.
Load-in – ekipman ve malzemelerin geldiği zaman. “Load-in 7 AM’da başlar. Vendor’lar arka kapıdan girebilir.”
Registration / Check-in – konukların kayıt yaptırdığı yer. “Kayıt 8:30’da açılır. Masada üç personel bulundurun.”
AV check – mikrofon, projektör ve ses sistemlerinin test edilmesi. “Konuklar gelmeden önce bir AV kontrolü yapmamız gerekir.”
Green room – konuşmacılar veya VIP’ler için bekleme alanı. “Ana konuşmacıyı green room’a yönlendirin.”
FOH (Front of House) – konukların göreceği bölüm. “FOH’u her zaman temiz tutun.”
Back of house – sadece personel için iş alanları. “Back of house, vendor ve ekip için ayrılmıştır.”
Run of show – programın canlı sürümü. “Run of show’a sadık kalın. Gecikme yok.”
Yerinde Hızlı İfadeler
“We’re on schedule.” / “We’re running behind by 10 minutes.”
“Could you move to the next room, please?”
“Please take your seats. The presentation starts in five minutes.”
Etkinlik Sonrası: Takip ve Kapanış
Fatura ödenene ve geri bildirim toplanana kadar etkinlik bitmez.
Debrief – neyin iyi gittiğini, neyin olmadığını tartışmak için yapılan toplantı. “Pazartesi sabahı bir debrief planlayalım.”
Post-event survey – katılımcılara gönderilen geri bildirim formu. “Anketi 24 saat içinde gönderin.”
Final invoice – son fatura. “Son faturayı yarın e-posta ile göndereceğim.”
Reconciliation – giderleri bütçeyle karşılaştırma. “Reconciliation yaklaşık iki gün sürer.”
Resmi vs. Samimi: Tonunuzu Seçin
Müşterinizle ne kadar yakın olduğunuza bağlı olarak resmi ve samimi İngilizce arasında geçiş yapabilirsiniz. İşte hızlı bir referans.
Etkinlik Planlayıcıları İçin Resmi vs. Samimi İfadeler
| Durum | Resmi | Samimi |
|---|---|---|
| Bilgi isteme | “I would appreciate it if you could provide the final headcount.” | “Can you send me the final numbers?” |
| Gecikme duyurusu | “We regret to inform you that the start time has been delayed.” | “Running a bit late. Start pushed to 10.” |
| Ödeme talebi | “Please remit the outstanding balance at your earliest convenience.” | “Just a reminder about the payment.” |
| Talimat verme | “We kindly request that you proceed to the main hall.” | “Head to the main hall, please.” |
| Takip | “I am following up on our previous correspondence regarding the invoice.” | “Checking in on that invoice.” |
İpucu: Yeni bir müşteriye ilk e-postanız resmi olsun. Güven kurdukça rahatlayabilirsiniz. Ancak venue ve vendor’larla profesyonel kalın, tanıdık hale gelene kadar.
Mini Görev
Bu kısa senaryoyu okuyun ve boşlukları makaleden öğrendiğiniz kelimelerle doldurun.
“We're planning a product launch for 150 people. The ______ is the Grand Hotel. For ______, we need to arrange transportation from the airport. I'll send the ______ to speakers by Friday. On the day, ______ starts at 8:30. After the event, we'll have a ______ on Monday.”
Cevaplar: venue, logistics, agenda, registration, debrief.
Bunları bulabildiniz mi? Yoksa tekrar gözden geçirin. Tekrar etmek kelime öğrenmenin anahtarıdır.
İngilizce Seviyenizi Test Etmeye Hazır mısınız?
English Measure’da ücretsiz olarak İngilizce seviyenizi kontrol edebilirsiniz. Okuma, dinleme, yazma ve konuşma becerilerinizi test ediyoruz. Seviye bilmek, etkinlik planlama kariyeriniz için odaklanmanız gereken alanları belirlemenize yardımcı olur.
Ücretsiz İngilizce sınavınızı şimdi yapın →
📝 İlgili Uygulama Bölümü
Vocabulary Practice: Seviyenize uygun etkileşimli kelime listeleri ve alıştırmalarla kelime dağarcığınızı genişletin!
Öğrenmeye Devam Etmeye Hazır Mısın?
Sadece okumakla kalma! English Measure üzerindeki interaktif araçlarla pratik yap, dinleme ve konuşma becerilerini geliştir.