एक स्पष्ट संरचना से शुरू करें, लिखने से पहले
हर अच्छा तकनीकी मैनुअल उसी ढाँचे का पालन करता है। पाठक इसे उम्मीद करते हैं। यदि आप क्रम बदल देते हैं तो वे खो जाते हैं।
यहाँ मानक संरचना है:
- शीर्षक और उद्देश्य — एक वाक्य में बताता है कि यह मैनुअल क्या कवर करता है।
- सुरक्षा चेतावनियाँ — किसी भी खतरे को पहले सूचीबद्ध करें और स्पष्ट रूप से चिह्नित करें।
- भाग या घटकों की सूची — क्या शामिल है, आपको क्या चाहिए।
- चरण-दर-चरण निर्देश — क्रमांकित चरण, कालानुक्रमिक क्रम में।
- ट्रबलशूटिंग — सामान्य समस्याएँ और उनके समाधान।
- रख‑रखाव या देखभाल — चीजों को काम करते रखने का तरीका।
ध्यान दें कि ट्रबलशूटिंग मुख्य निर्देशों के बाद आता है, पहले नहीं। शुरुआती लोग अभी तक यह नहीं जानते कि क्या गलत हो सकता है। केवल सामान्य चरण आज़माने के बाद ही उन्हें समस्याओं के बारे में बताएं।
साधारण अंग्रेजी का प्रयोग करें, “पेशेवर” अंग्रेजी नहीं
यह एक आम गलती है जो मैं अक्सर देखता हूँ: लेखक महत्वपूर्ण लगने की कोशिश करते हैं। वे utilize के बजाय use, terminate के बजाय stop, demonstrate के बजाय show इस्तेमाल करते हैं।
इसे न करें।
साधारण अंग्रेजी तकनीकी लेखन में पेशेवर अंग्रेजी है। आपका लक्ष्य स्पष्टता है, प्रभावशाली होना नहीं।
| यह न करें | इसके बदले उपयोग करें |
|---|---|
| Utilize the lever to commence operation | Pull the lever to start |
| Prior to installation, ensure the device is deactivated | Turn off the device before installing |
| The apparatus must be positioned on a level surface | Place the machine on a flat surface |
छोटे शब्द, छोटे वाक्य, छोटे पैराग्राफ। यही सूत्र है।
एक सरल परीक्षण
अपना वाक्य ज़ोर से पढ़ें। क्या यह ऐसा लगता है जैसे आप किसी दोस्त को कॉफ़ी मशीन सेट करने का तरीका बता रहे हों? यदि नहीं, तो फिर से लिखें।
आज्ञार्थक मूड का उपयोग करें — सीधे बताएं
तकनीकी मैनुअल में आप आदेश देते हैं। यह ठीक है। यह असभ्य नहीं है। यह मददगार है।
- ✅ Press the red button.
- ❌ The user should press the red button.
- ❌ The red button must be pressed.
दूसरे और तीसरे उदाहरण लंबे, कमजोर और पालन करने में कठिन होते हैं। बस लोगों को बताएं कि क्या करना है। हर निर्देश की शुरुआत एक मजबूत क्रिया से करें।
प्रत्येक चरण को एक ही कार्य पर केंद्रित रखें
यह सबसे बड़ी नौसिखिया गलती है: बहुत कुछ एक ही चरण में समेटना।
खराब उदाहरण:
Step 3: Remove the back cover and then locate the battery compartment on the left side, being careful not to touch the circuit board, and insert two AA batteries.
यह चार चरणों को छिपा रहा है। इसे तोड़ें।
अच्छा उदाहरण:
Step 3: Remove the back cover.
Step 4: Locate the battery compartment on the left side.
Step 5: Do not touch the circuit board.
Step 6: Insert two AA batteries.
प्रत्येक चरण = एक कार्य। एक क्रिया, एक वाक्य, एक पंक्ति।
दृश्य संकेत और चेतावनियों का सही उपयोग करें
चेतावनी लिखते समय उन्हें पैराग्राफ के भीतर छिपाएँ नहीं। उन्हें अपनी जगह चाहिए।
यहाँ एक सरल प्रणाली है:
- Warning — चोट या मृत्यु का जोखिम। बोल्ड और प्रतीक का प्रयोग करें यदि संभव हो।
- Caution — उपकरण को नुकसान पहुँचाने का जोखिम।
- Note — अतिरिक्त जानकारी जो मदद करती है लेकिन महत्वपूर्ण नहीं।
चेतावनियों को सभी कैप्स या बोल्ड में लिखें ताकि वे दृश्य रूप से अलग दिखें। उन्हें उस चरण पहले रखें जो हानि पहुँचा सकता है, बाद में नहीं।
अंतरराष्ट्रीय दर्शकों के लिए लिखें
अधिकांश अंग्रेजी मैनुअल पाठक मूल वक्ता नहीं होते। इसे ध्यान में रखें।
बचें:
- मुहावरे (“hit the ground running”, “ballpark figure”)
- सांस्कृतिक संदर्भ (“like a Thanksgiving turkey”)
- रूपक जो यात्रा नहीं करते (“drive it home”)
- लंबे संयुक्त वाक्य
सटीक शब्दों का प्रयोग करें। Fast के बजाय rapid, Hot के बजाय elevated temperature, Heavy के बजाय substantial weight।
फ्रेज़ल वर्ब्स से भी सावधान रहें। Put in स्पष्ट है insert की तुलना में। Take out स्पष्ट है remove की तुलना में। यदि आपको फ्रेज़ल वर्ब का उपयोग करना ही पड़े, तो पूरे मैनुअल में वही प्रयोग करें। turn off, switch off, और power down के बीच स्विच न करें।
अपने मैनुअल को किसी वास्तविक व्यक्ति पर परीक्षण करें
आप तब तक नहीं जान सकते कि आपका मैनुअल काम करता है या नहीं जब तक कोई ऐसा व्यक्ति जो उत्पाद कभी नहीं देखा हो, उसे आज़माता नहीं। इसे ऐसे दोस्त या सहकर्मी को दें जिसे डिवाइस के बारे में कुछ भी पता न हो। देखें वे प्रत्येक चरण का प्रयास कैसे करते हैं।
वे कहाँ हिचकते हैं? वे कहाँ गलतियाँ करते हैं? वही स्थान हैं जिन्हें आपको फिर से लिखना है।
उनसे बहस न करें। यदि वे भ्रमित हैं, तो आपका मैनुअल गलत है — नहीं कि वे। इसे ठीक करें।
शुरू करने के लिए एक त्वरित टेम्पलेट
यदि आप फँस गए हैं, तो इस ढाँचे को कॉपी कर लें:
Title: How to [Action] the [Product]
Purpose: This manual explains how to [do X].
What you need: [List items]
Steps:
- [First action]
- [Second action]
- [Third action]
Troubleshooting: Problem: [What happens] Solution: [What to do]
खाली स्थान भरें। यही आपका पहला मसौदा है। अब शब्दों का 20 % काट दें। बधाई हो — आपने एक तकनीकी मैनुअल लिखा।
साफ़-सुथरे मैनुअल लिखना परिपूर्ण व्याकरण के बारे में नहीं है। यह सहानुभूति के बारे में है। खुद को पाठक की जगह रखें। सरल शब्द, छोटे चरण और तार्किक प्रवाह का प्रयोग करें।
सबसे अच्छा परीक्षण? यदि आपकी दादी बिना आपको बुलाए आपके निर्देशों का पालन कर सकती हैं, तो आपने सही किया।
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