Une étudiante m’a un jour dit : « Je peux faire des présentations en anglais, gérer des négociations… mais rédiger un plan de continuité d’activité ? C’est une autre histoire. »
Elle avait raison. Rédiger un BCP en anglais ne consiste pas à utiliser un vocabulaire sophistiqué. Il s’agit de précision : décrire ce qui doit se passer quand les choses tournent mal, car un langage vague peut blesser.
Voici comment aborder cela sans compliquer inutilement les choses.
Changez votre état d’esprit : du business writing au thinking scénaristique
La plupart des cours d’anglais professionnel vous apprennent à écrire poliment : e‑mails, rapports, propositions… toujours avec un ton courtois. Un BCP n’est pas poli. Il est direct et urgent.
Anglais business poli : « Nous pourrions envisager des arrangements de travail alternatifs si la situation persiste. »
Anglais BCP : « Si le bureau ferme, tout le personnel à distance doit se connecter avant 9h00 via le VPN. »
Vous voyez la différence ? Le BCP élimine l’incertitude. Il indique exactement ce qu’il faut faire, quand et comment.
Avant de rédiger un mot, placez-vous dans le bon état d’esprit. Vous n’impressionnez personne avec votre vocabulaire. Vous donnez des instructions que quelqu’un pourrait suivre sous pression.
Le vocabulaire qui compte vraiment
Vous n’avez pas besoin d’une banque de mots gigantesque ; il suffit du bon ensemble de termes utilisés de façon cohérente.
Voici les catégories récurrentes dans les BCP réels :
Mots sur le risque et l’impact
- Critical (pas « important »)
- Disruption (pas « problème »)
- Recovery time objective (RTO)
- Recovery point objective (RPO)
- Single point of failure
Mots d’action
- Designate (attribuer à quelqu’un)
- Activate (lancer le plan)
- Escalate (informer la direction supérieure)
- Restore (ramener les systèmes en état de fonctionnement)
- Relocate (déplacer les opérations)
Mots conditionnels
- In the event of
- Should [X] occur
- Unless otherwise directed
- Within [timeframe]
Utilisez ces termes de façon constante dans tout votre document. Ne passez pas d’un « critical » à un « essential » juste pour varier. Dans un BCP, la cohérence équivaut à clarté.
Un cadre simple pour vos sections
La plupart des BCP suivent une structure prévisible. Maîtrisez ce cadre et vous ne regarderez plus jamais une page blanche.
1. Objectif et périmètre
Rédigez un ou deux courts paragraphes avec des phrases simples :
« Ce plan décrit les procédures pour maintenir les opérations lors d’une panne majeure de l’IT. Il s’applique à tout le personnel des bureaux de Londres et de Singapour. »
2. Hypothèses
Indiquez ce que vous prenez comme acquis. Cela vous protège si les choses changent :
« Ce plan suppose que la connectivité Internet est disponible sur les sites alternatifs. Si cette hypothèse échoue, reportez‑vous à l’Annexe B : Procédures hors ligne. »
3. Rôles et responsabilités
Mettez en tableau pour garder le tout lisible.
| Rôle | Responsabilité |
|---|---|
| Plan Owner | Revoit et met à jour le plan chaque trimestre |
| Incident Manager | Active le plan et coordonne la réponse |
| Communications Lead | Envoie les mises‑à‑jour au personnel et aux clients |
4. Procédures
C’est le cœur du BCP. Chaque procédure doit suivre le même schéma :
- Déclencheur : qu’est-ce qui lance cette procédure ?
- Action : que faites‑vous ?
- Calendrier : à quelle vitesse cela doit-il se produire ?
- Responsable : qui est en charge ?
Rédigez comme une checklist, pas un essai.
5. Tests et révisions
Ajoutez une phrase sur la façon dont vous vérifierez le bon fonctionnement du plan :
« Ce plan sera testé par un exercice de table‑top tous les six mois. Les résultats seront consignés dans le Journal de revue BCP. »
Comment rédiger les évaluations d’impact (la partie qui fait peur à tout le monde)
Beaucoup d’étudiants se figent lorsqu’ils arrivent à la section Business Impact Analysis. Il faut classer vos fonctions métier. Quelles sont « critical » ? Quelles peuvent attendre ?
Voici un modèle simple en anglais à suivre :
« La fonction A est critique. Si elle s’arrête plus de 2 heures, la perte de revenus dépasse 50 000 $. L’objectif de temps de récupération est d’une heure.
La fonction B est importante mais pas critique. Elle peut être suspendue jusqu’à 24 heures sans impact majeur. »
Gardez les comparaisons claires. Utilisez des chiffres. Évitez des mots comme « significant » ou « substantial » sans les définir.
Trois modèles grammaticaux qui rendent votre BCP clair
1. Phrases impératives (commandes)
Les BCP utilisent des commandes. Commencez les phrases par un verbe.
- « Contactez immédiatement l’équipe IT. »
- « Passez aux serveurs de secours. »
- « Informez tout le personnel dans les 15 minutes. »
Ne dites pas « Vous devriez contacter l’équipe IT. » C’est trop doux. Dites plutôt « Contactez l’équipe IT. ».
2. Conditionnels « If/When » pour les déclencheurs
Indiquez ce qu’il faut surveiller :
- « Lorsque le serveur passe hors ligne plus de 5 minutes, appelez le Incident Manager. »
- « Si le bureau n’est pas accessible, dirigez‑vous vers le site alternatif au 300 Main Street. »
Utilisez des conditionnels de type 1 (réels, possibles). Évitez les hypothétiques « would/could ».
3. Structure parallèle pour les listes
Quand vous énumérez plusieurs tâches, gardez la même forme grammaticale :
- Mauvais : « L’équipe doit vérifier les sauvegardes, puis elle doit tester la connexion, et aussi vérifier les logs. »
- Bon : « L’équipe doit vérifier les sauvegardes, tester la connexion et contrôler les logs. »
Les lecteurs assimilent plus vite les listes parallèles — et le temps compte en situation d’urgence.
N’oubliez pas le facteur humain
La plus grande erreur que je vois est de traiter un BCP comme un document technique. Ce n’est pas le cas. C’est un guide pour des humains qui peuvent être stressés, fatigués ou paniqués.
Écrivez pour des cerveaux épuisés :
- Utilisez des phrases courtes (moins de 20 mots quand c’est possible).
- Mettez l’instruction la plus importante en premier.
- Privilégiez les puces plutôt que les paragraphes.
- Définissez chaque acronyme dès sa première apparition.
Si un employé stressé peut prendre votre BCP à 3 h du matin et suivre la première étape sans réfléchir, vous avez bien fait.
Mettons tout ensemble
Voici un petit exemple de ce qu’une section pourrait ressembler :
Procédure : Évacuation du bureau
- Lorsque l’alarme incendie retentit, quittez immédiatement le bâtiment.
- Dirigez‑vous vers le point d’assemblage dans le parking B.
- Le responsable de l’étage vérifie la présence en 10 minutes.
- Signalez tout personnel manquant à la sécurité au poste 4337.
Qu’est-ce qui manque ? Pas de « s’il vous plaît », pas de « en cas d’événement », pas de « il est recommandé que ». Juste des instructions claires et directes.
Ouvrez votre document et essayez d’écrire une section. Commencez par la plus simple — peut‑être la liste de contacts ou la procédure d’escalade. Mettez ça en place, puis développez à partir de là.
Vos compétences en anglais sont déjà suffisantes. Le vrai défi est de passer du langage conversationnel au langage instructif. Entraînez‑vous à ce passage et vous écrirez des BCP avec confiance.
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