A un estudiante le conté una vez: “Puedo hacer presentaciones en inglés. Puedo manejar negociaciones. Pero redactar un plan de continuidad del negocio? Eso es otra historia.”
Tenía razón. Escribir un BCP en inglés no se trata de vocabulario elegante; se trata de precisión. Estás describiendo lo que debe ocurrir cuando las cosas salen mal, y el lenguaje vago puede lastimar a la gente.
Así es como abordarlo sin complicarlo demasiado.
Cambia tu mentalidad: De redacción empresarial a pensamiento por escenarios
La mayoría de los cursos de inglés corporativo te enseñan a escribir con cortesía. Correos, informes, propuestas… todo envuelto en un lenguaje amable. Un BCP no es cortés. Es directo. Es urgente.
Compara:
- Inglés empresarial cortés: “Podríamos considerar arreglos laborales alternativos si la situación continúa.”
- Inglés de BCP: “Si la oficina cierra, todo el personal remoto debe iniciar sesión antes de las 9:00 AM usando la VPN.”
¿Notas la diferencia? El BCP elimina la incertidumbre. Indica a la gente exactamente qué hacer, cuándo y cómo.
Así que antes de escribir una palabra, entra en el estado mental correcto. No estás impresionando a nadie con tu vocabulario; estás dando instrucciones que alguien podría seguir bajo presión.
El vocabulario que realmente importa
No necesitas un banco enorme de palabras. Necesitas el conjunto adecuado de términos usados de forma consistente.
Estas son las categorías que aparecen repetidamente en los BCP reales:
Palabras sobre riesgo e impacto
- Crítico (no “importante”)
- Disrupción (no “problema”)
- Objetivo de tiempo de recuperación (RTO)
- Objetivo de punto de recuperación (RPO)
- Punto único de fallo
Palabras de acción
- Designar (asignar a alguien)
- Activar (iniciar el plan)
- Escalar (informar a la alta dirección)
- Restaurar (volver los sistemas al funcionamiento)
- Reubicar (mover operaciones)
Palabras de condición
- En caso de
- Si [X] ocurre
- A menos que se indique lo contrario
- Dentro de [plazo]
Usa estos términos de forma consistente en todo el documento. No cambies entre “crítico” y “esencial” solo por variedad. En un BCP, la consistencia equivale a claridad.
Un marco sencillo para tus secciones
La mayoría de los BCP siguen una estructura predecible. Domina este esquema y nunca volverás a mirar una página en blanco.
1. Propósito y alcance
Escribe uno o dos párrafos cortos con oraciones simples:
“Este plan describe procedimientos para mantener las operaciones durante una interrupción mayor de TI. Se aplica a todo el personal de las oficinas de Londres y Singapur.”
2. Supuestos
Indica lo que consideras garantizado. Esto te protege si cambian las cosas:
“Este plan asume que la conectividad a Internet está disponible en sitios alternativos. Si este supuesto falla, consulta el Apéndice B: Procedimientos sin conexión.”
3. Roles y responsabilidades
Usa una tabla aquí. Hazla breve.
| Rol | Responsabilidad |
|---|---|
| Propietario del plan | Revisa y actualiza el plan trimestralmente |
| Gerente de incidentes | Activa el plan y coordina la respuesta |
| Líder de comunicaciones | Envía actualizaciones al personal y a los clientes |
4. Procedimientos
Esta es la esencia del BCP. Cada procedimiento debe seguir el mismo patrón:
- Disparador: ¿Qué inicia este procedimiento?
- Acción: ¿Qué haces?
- Cronograma: ¿Cuánto tiempo tienes para hacerlo?
- Responsable: ¿Quién lo lleva a cabo?
Escríbelo como una lista de verificación, no un ensayo.
5. Pruebas y revisión
Añade una frase sobre cómo comprobarás que el plan funciona:
“Este plan se probará mediante un ejercicio de mesa cada seis meses. El resultado se documentará en el Registro de Revisión del BCP.”
Cómo redactar evaluaciones de impacto (la parte con la que todos luchan)
Muchos estudiantes se paralizan cuando llegan a la sección de Análisis de Impacto Empresarial. Tienes que clasificar tus funciones empresariales. ¿Cuáles son “críticas”? ¿Cuáles pueden esperar?
Aquí tienes un patrón sencillo en inglés para seguir:
“La Función A es crítica. Si se detiene por más de 2 horas, la pérdida de ingresos supera los $50,000. El objetivo de tiempo de recuperación es 1 hora.
La Función B es importante pero no crítica. Puede suspenderse hasta 24 horas sin un impacto mayor.”
Mantén las comparaciones claras. Usa números. Evita palabras como “significativo” o “substantial” sin definirlas.
Tres patrones gramaticales que hacen tu BCP claro
1. Oraciones imperativas (comandos)
Los BCP usan comandos. Comienza las oraciones con verbos.
- “Contacta al equipo de TI inmediatamente.”
- “Cambia a los servidores de respaldo.”
- “Notifica a todo el personal dentro de 15 minutos.”
No escribas “Deberías contactar al equipo de TI.” Eso es demasiado suave. Escribe: “Contacta al equipo de TI.”
2. Condicionales “Si/Cuando” para disparadores
Indica lo que deben observar:
- “Cuando el servidor quede fuera de línea por más de 5 minutos, llama al Gerente de incidentes.”
- “Si la oficina no se puede acceder, dirígete al sitio alternativo en 300 Main Street.”
Usa condicionales tipo 1 (situaciones reales y posibles). Evita mezclar lenguaje hipotético con “would/could”.
3. Estructura paralela para listas
Al enumerar varias tareas, mantén la forma gramatical igual:
- Malo: “El equipo debe verificar las copias de seguridad, luego deben probar la conexión, y también revisar los registros.”
- Bueno: “El equipo debe verificar las copias de seguridad, probar la conexión y revisar los registros.”
Los lectores absorben listas paralelas más rápido —y el tiempo importa en una emergencia.
No olvides el factor humano
El mayor error que veo es tratar un BCP como un documento técnico. No lo es. Es un documento para humanos que pueden estar estresados, cansados o paniqueando.
Escribe pensando en cerebros cansados:
- Usa oraciones cortas (menos de 20 palabras cuando sea posible).
- Pon la instrucción más importante primero.
- Utiliza viñetas para los pasos, no párrafos.
- Define cada acrónimo la primera vez que lo uses.
Si un empleado estresado puede abrir tu BCP a las 3 a.m. y seguir el primer paso sin pensarlo, lo has hecho bien.
Ponlo todo junto
Aquí tienes un ejemplo breve de cómo podría verse una sección:
Procedimiento: Evacuación de la oficina
- Cuando suene la alarma de incendio, abandona inmediatamente.
- Dirígete al punto de reunión en el estacionamiento B.
- El guardián del piso verifica la asistencia dentro de 10 minutos.
- Reporta al personal faltante a Seguridad al ramal 4337.
¿Ves lo que falta? No hay “por favor”. No hay “en caso de que”. No hay “se recomienda que”. Solo instrucciones claras y directas.
Abre tu documento y prueba escribir una sección. Empieza con la más sencilla—quizá la lista de contactos o el procedimiento de escalada. Hazlo bien, luego construye a partir de ahí.
Tus habilidades en inglés ya son lo suficientemente buenas. El verdadero reto es pasar del inglés conversacional al inglés instructivo. Practica ese cambio y estarás redactando BCP con confianza.
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