Jeden Tag verschwenden Millionen von E‑Mails Zeit, weil sie zu viel sagen. Du hast sie schon gesehen – die Nachrichten, die drei Absätze brauchen, um eine einfache Frage zu stellen. Und wenn du Englisch lernst, könntest du befürchten, dass kurze E‑Mails unhöflich oder unvollständig wirken.
Das ist nicht der Fall. Klare, prägnante E‑Mails zeigen tatsächlich Selbstvertrauen und Respekt für die Zeit des Lesers.
Lass mich dir genau zeigen, wie du Wortschwammigkeit abschneidest, ohne Professionalität oder Höflichkeit zu verlieren.
Warum Wortschwammigkeit deine E-Mails schädigt
Lange Sätze verbergen deinen Hauptpunkt. Wenn jemand deine E‑Mail öffnet und einen dichten Textblock sieht, entweder scrollt er (und verpasst etwas) oder verzögert die Antwort (weil es wie Arbeit wirkt).
Betrachte das:
„Ich schreibe Ihnen heute, um Sie darüber zu informieren, dass das ursprünglich für Freitag geplante Treffen nun auf den folgenden Montag verschoben wurde.“
Ein Satz. 26 Wörter. Alles, um eine Sache zu sagen: Das Treffen von Freitag ist jetzt am Montag.
Der Leser muss das herausfiltern. Warum ihn arbeiten lassen?
Drei einfache Regeln für prägnantere E-Mails
1. Beginne mit der Bitte, nicht mit dem Aufbau
Die meisten wortreichen E‑Mails starten mit einer langen Einleitung. Schneide sie ab.
Wortreich: „Ich hoffe, diese E‑Mail erreicht Sie wohlauf. Ich melde mich, weil wir den Budgetbericht vor Ende der Woche abschließen müssen und ich prüfen wollte, ob Sie die Zahlen bereits durchgesehen haben.“
Prägnant: „Haben Sie die Budgetzahlen geprüft? Wir brauchen sie bis Freitag fertig.“
Die zweite Version ist direkt, aber nicht unhöflich. Sie ist einfach schneller. Wenn du einen warmen Einstieg brauchst, verwende eine kurze Zeile: „Ich hoffe, es geht Ihnen gut.“ Dann zum Punkt.
2. Ersetze wortreiche Phrasen durch einzelne Wörter
Englischlernende übernehmen oft lange Ausdrücke, die „formal“ klingen. Die meisten sind unnötiger Ballast.
| Ersetzen mit… | Statt … |
|---|---|
| due to the fact that | because |
| in the event that | if |
| at this point in time | now |
| for the purpose of | to |
| with regard to | about |
| in order to | to |
| despite the fact that | although |
| a majority of | most |
Scanne deine Entwürfe nach diesen Phrasen. Jedes Mal, wenn du eine austauschst, wird deine E‑Mail kompakter.
3. Schneide redundante Paare weg
Englisch hat viele gängige Paare, bei denen beide Wörter dasselbe bedeuten. Lass eins fallen.
- advance planning → planning
- each and every → each or every
- first and foremost → first
- true and accurate → accurate
- various different → various
Dein Leser wird das zusätzliche Wort nicht vermissen. Er liest einfach schneller.
Vorher und Nachher: Echte E‑Mail-Umschreibung
Lass mich dir ein echtes Beispiel zeigen, damit du den Unterschied siehst.
Vorher (wortreich):
„Ich schreibe Ihnen in Bezug auf die Rechnung, die Sie uns am 10. Juni geschickt haben. Nach sorgfältiger Prüfung ist uns aufgefallen, dass es anscheinend eine Diskrepanz bezüglich des Gesamtbetrags gibt. Es scheint, als ob ein Fehler bei der Berechnung des Steueranteils der Rechnung vorliegt. Wir bitten Sie höflich, dies zu prüfen und uns so bald wie möglich zurückzumelden, um den Gesamtbetrag zu klären oder zu korrigieren.“
71 Wörter.
Nachher (prägnant):
„Danke für die Rechnung vom 10. Juni. Der Betrag scheint falsch – könntest du die Steuerberechnung prüfen? Gib Bescheid, sobald du siehst.“
20 Wörter.
Gleiche Botschaft. Keine Unhöflichkeit. Viel einfacher zu beantworten.
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Bevor du sie abschickst, lies die Mail laut vor. Wenn du mitten im Satz an der Luft hältst oder über einen Ausdruck stolperst, ist sie zu lang. Kürze sie.
Deine Ohren fassen Wortschwammigkeit besser ein als dein Blick.
Häufige Bedenken zu kurzen E‑Mails (und warum sie falsch sind)
„Werde ich unhöflich klingen?“ — Nicht, wenn du einen höflichen Einstieg („Kurze Frage:“) und eine freundliche Verabschiedung („Danke!“) beibehältst. Der Ton liegt in den gewählten Worten, nicht in der Wortzahl.
„Aber mein Chef schreibt lange E‑Mails.“ — Kopiere das nicht. Menschen, die klar kommunizieren, werden bemerkt. Prägnanz ist eine Fähigkeit, kein Zeichen von Respektlosigkeit.
„Ich weiß nicht, welche Wörter ich weglassen soll.“ — Beginne mit den Phrasen in der Tabelle oben. Sobald du sie erkennst, wird das Kürzen zur Routine.
Dein Turn
Beim nächsten Schreiben einer E‑Mail: erst normal schreiben, dann zurückgehen und jedes Wort entfernen, das keine Arbeit leistet. Frag dich: „Wenn ich das entferne, ändert sich die Bedeutung?“ Wenn nicht, lösche es.
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